- Dokumendihaldussüsteemide projekteerimine ja rakendamine
- Poliitika rakendamise järelevalve
- Koolitus
- Salvestab ohutus ja salvestamine
Dokumentide haldamine võimaldab ettevõtetel säilitada ja maksimeerida teabe väärtust, säilitades selle õigesti, kaitstes ja tagades, et see on tulevikus kättesaadav ja kättesaadav. Dokumendihalduril on oluline roll selle tagamisel, et ettevõtte varana olev teave on ohutu ja hästi juhitud. Taotlejad vajavad kolledži pearaamatukogu raamatukogude ja arhiivide haldamisel või tihedalt seotud valdkonnas. Töö nõuab ka kriitilist mõtlemist, probleemide lahendamise oskusi ja võimet aktiivselt jälgida ja koordineerida suurt hulka informatsiooni.
Dokumendihaldussüsteemide projekteerimine ja rakendamine
Ettevõtted toodavad palju teavet müügi, turunduse, inimressursside ja varude kohta. Ilma nõuetekohase juhtimissüsteemita võib dokumentide tuvastamine, säilitamine, levitamine ja kõrvaldamine olla keeruline ja tüütu väljakutse. Dokumendihaldurid jälgivad printimis- ja elektrooniliste dokumentide haldussüsteemide, näiteks töötajate failide ladustamist tähestikulises järjekorras. Andmehaldur võib kujundada ka viitamissüsteemi, et aidata kasutajatel juurdepääsu dokumentidele ja tagada, et töötajad salvestaksid enne nende kõrvaldamist elektroonilisi või muid varusüsteeme.
Poliitika rakendamise järelevalve
Dokumendihaldur määratleb ja klassifitseerib dokumendid vastavalt nende kättesaadavusele ja asjakohasusele sisemiste ja väliste sidusrühmade jaoks. Näiteks võivad aktsionäridel olla juurdepääs ettevõtte aastaaruandele, kuid mitte töötajate andmetele. Valitsusorganisatsioonis tagab juht, et avalikkus pääseb juurde ainult teabele, mis ei ohusta riigi julgeolekut või uuendusi. Dokumendihaldur kirjeldab ka protseduure, mille kaudu töötajad väljastavad dokumente välistele isikutele, näiteks audiitoritele, föderaalsetele asutustele ja aktsionäridele.
Koolitus
Dokumendihaldur kavandab ja rakendab koolitus- ja teadlikkuse tõstmise programme, et teavitada töötajaid sellest, kuidas dokumente vastavalt ettevõtte põhimõtetele ja juhistele käsitleda. Ta näeb, et töötajad mõistavad dokumentide haldamise põhimõtteid, nagu konfidentsiaalsus, täpsus ja autentsus. Eeskirjade eiramine toob kaasa tagajärjed, mida dokumendihaldur selgitab oma osakonna töötajatele. Samuti on tema kohustus võtta uusi töötajaid orienteerituse kaudu ja määratleda oma tööde ulatus dokumendiosakonnas. Andmehaldur tuvastab ka töötajate oskuste vajadused, näiteks võime rakendada uusi tehnoloogiaid elektrooniliste dokumentide haldamisel, ning korraldab koolituslahendusi, mis säilitavad nende oskused.
Salvestab ohutus ja salvestamine
Veel üks arvestushalduri oluline ülesanne on tagada dokumentide turvalisus ja kättesaadavus. Juht jälgib dokumentide turvalist säilitamist turvasüsteemide rakendamisega. Näiteks saab ta salvestada kaamerate paigaldamise ja teostada seda, et jälgida dokumentide teegis toimuvat tegevust. Haldur võib ka tagada, et teatud töötajatel on andmebaasi paroolid, et tagada ainult volitatud personali ligipääsu dokumentide olemasolu.