Paljud ettevõtluskeskkonnad nõuavad sekretäri teenust telefonidele vastamiseks, failide korraldamiseks ja muude haldusülesannete täitmiseks. Kuigi sekretäri ülesanded võivad tunduda tundlikud, on nad bürookeskkonna edukaks toimimiseks ülimalt tähtsad. Hea sekretär vajab mitmeid olulisi omadusi.
Organisatsioon
Hea sekretär tuleb korraldada süüks, eriti kui ta vastutab mitme osakonna korraga töötamise eest. See koosneb õrnalt ja korralikult paberitööde tegemisest, tarnete hoidmisest ja arhivaalide hoidmisest. Ta peaks suutma otsida faile ja paberimaterjale ühe minuti jooksul ette ja teada, kus asub kõik kontorimaterjalid.
Telefonisõnumid
Sekretäri ülesannete tuumaks on telefonile vastamine. See võib keskenduda kõnede edastamisele kontoris või klientide või klientidega. Tal peaks olema professionaalne telefon, mis vastab häälele ja peab olema alati viisakas. Ta peab olema teadlik ettevõtte põhiteabest ja suutma hõlpsalt kõnesid ümber suunata.
Probleemi lahendamine
Sekretäridel peaks olema võimalus lahendada probleeme vähe või üldse mitte. See võib koosneda väikestest küsimustest, nagu näiteks vastuolulised konverentsiruumide ajastamine ja tühjad varustustubad, suurematele probleemidele, näiteks kliendikriisile. Ta peaks teadma õiget isikut, kes abistab klienti selliste probleemidega, või kuidas osakondade vahel hõlbustada küsimuste tõhusat lahendamist.
Oskuste kirjutamine
Sekretärid kirjutavad büroole palju kirjaliku teatise, nii et nende kirjutamisoskused peavad olema par. Tal peaks olema kindel grammatika ja kirjutamisoskus ning hoolitsema kogu ettevõtte kirjavahetuse korrektuuri eest. Hea sekretär peaks omama ka pidevat kirjutamiskiirust, et ta saaks päeva jooksul koostada arvukalt kirju, kirju ja muud kirjavahetust.